WhatsApp Newsletter erstellen: Anleitung & Tools
WhatsApp Newsletter sind eine interessante Ergänzung zum klassischen E-Mail-Marketing. Laut Gartner liegen die durchschnittlichen Öffnungsraten bei über 95 Prozent. Allerdings gibt es einige Spielregeln.
Der ein oder andere hat vielleicht im Kopf, dass Newsletter auf Whatsapp vor einigen Jahren verboten wurden. Das stimmt nur teilweise: eine Newsletter-Funktion gab es eigentlich gar nicht. Unternehmen nutzten inoffiziell WhatsApp Broadcasting, um werbliche Nachrichten zu versenden. Nach einem Verbot in 2019 verboten, wurde es 2021 in vielen Ländern zum regulären Funktionsumfang der Whatsapp Business Platform hinzugefügt. Seitdem können wir in Deutschland offiziell und DSGVO-konform Newsletter über WhatsApp versenden.
In unserem Guide erklären wir Ihnen, wie Sie WhatsApp Newsletter erstellen, wie Sie davon profitieren und teilen erfolgreiche Beispiele aus der Praxis.
- Was ist ein WhatsApp Newsletter?
- Vorteile von WhatsApp Newslettern
- Kosten: Wie teuer ist das Versenden von WhatsApp-Newslettern?
- Anleitung: So erstellen Sie WhatsApp Newsletter in drei Schritten
- WhatsApp-Newsletter-Tools: Drei Anbieter im Vergleich
- DSGVO-konforme-Anmeldung: Wie Sie WhatsApp-Abonnenten gewinnen
- Tipps für erfolgreiche WhatsApp-Newsletter (+Studie)
- Beispiele für WhatsApp-Newsletter
WhatsApp Newsletter (auch: “Marketing-Nachrichten”) sind werbliche Info-Nachrichten, die Unternehmen über WhatsApp Business an ihre Kunden senden können. Interessierte müssen sich für das Newsletter-Abo durch ein eindeutiges Opt-in anmelden. Das Opt-in kann mündlich, schriftlich oder per Klick erfolgen, auch innerhalb einer Service-Unterhaltung in WhatsApp selbst:
Im Rahmen von Marketing-Nachrichten senden Sie Kunden beispielsweise Produktempfehlungen, personalisierte Angebote oder hilfreiche Infos direkt auf das Smartphone. Am Ende der Nachricht können bis zu zwei Call-To-Action-Buttons (Wechsel zu Website oder Anruf) und bis zu drei Schnellantwort-Buttons (z.B. “Ja”, “Nein”, “Später”) hinzugefügt werden.
Im Vergleich zum E-Mail-Newsletter (3%) ist die Conversation-Rate bei Messenger-Marketing fast 20x mal höher (55%). Hier zeigen wir, wie Sie WhatsApp Newsletter DSGVO konform einsetzen können und welche Kosten damit verbunden sind.
Durch die große Bedeutung von Messengern für die private Kommunikation ist der Kontakt zu Ihren Kunden über WhatsApp direkter und persönlicher als über den E-Mail-Kanal. Nachrichten, die im Messenger empfangen werden, gelten allgemein als relevant und erwünscht. Sogar Chatbots, die mit einfachen Button-Optionen navigiert werden können, werden im Sinne des Conversational Marketing gerne genutzt.
| WhatsApp-Newsletter/Marketing-Nachrichten | E-Mail-Newsletter |
|---|---|
| Geringer Design-Aufwand | Größerer Design-Aufwand |
| Kurze, prägnante Nachrichten optional mit Links, Anhängen und Fotos/Videos | Viel Platz für Content, z.B. Storytelling, Produktbeschreibungen |
| Mit einem Klick zu einem Anruf wechseln | Anruf erfordert Kanalwechsel |
| Nutzer und Telefonnummer können in der Regel einander zugeordnet werden | Häufig werden Spam-Adressen für Opt-in genutzt |
| Hohe Öffnungsraten und Conversion Rate (ca. 90%/45%) | Niedrigere Öffnungsraten und Conversion Rate (ca. 30%/3%) |
| Conversational Marketing möglich: Interaktionen schaffen durch persönliche Chats und Chatbots | Kein Conversational Marketing möglich |
Kosten: Wie teuer ist das Versenden von WhatsApp-Newslettern?
Nach dem aktuellen Preismodell sind die ersten 1.000 WhatsApp-Unterhaltungen im Monat kostenlos – solange WhatsApp-Nutzer die Unterhaltung starten, wie bei Support-Anfragen. Für Marketing-Nachrichten wie Newsletter und Kampagnen gibt es kein Freikontinget. Unternehmen zahlen für jede werbliche Nachricht eine Unterhaltungsgebühr, die von Land zu Land unterschiedlich hoch ausfällt (in Deutschland 11,31 Cent).
Dazu kommt eine Verarbeitungsgebühr durch die Business-Plattform (also das WhatsApp-Newsletter-Tool), die sich von Anbieter zu Anbieter unterscheidet. Bei Userlike liegt sie mit 1 Cent an der untersten Grenze. Neben Marketing-Nachrichten gibt es drei weitere Nachrichten-Formate, die aufgrund ihrer nicht-kommerziellen Natur günstiger sind:
- Transaktionen (Unternehmen initiiert): 7,07 Cent
- Authentifizierungen (Unternehmen initiiert): 6,36 Cent
- Service-Nachrichten (Kunden initiiert): 6,79 Cent
Beachten Sie: WhatsApp rechnet nicht pro Nachricht, sondern pro Unterhaltung ab. Das bedeutet, wenn der Kunde auf den Newsletter antwortet und ein Gespräch entsteht, sind diese Sitzungs-Nachrichten für 24 Stunden komplett kostenlos und bedürfen keiner Nachrichtenvorlage. Wie das Preismodell genau funktioniert, erklären wir in unserem Artikel WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick.
Anleitung: In drei Schritten WhatsApp Newsletter erstellen
Um Spam zu verhindern und die positive WhatsApp-Erfahrung der Nutzer zu schützen, ist die Gestaltung von WhatsApp-Newslettern klar geregelt. Wir erklären, wie Sie Schritt-für-Schritt WhatsApp-Newsletter-Kampagnen erstellen.
- WhatsApp-Business-Plattform verknüpfen: Die Newsletter-Funktion ist nicht in der WhatsApp-App selbst integriert. Sie müssen Zugang zur WhatsApp-Business-API beantragen und den API-Schlüssel in dem von Ihnen gewählten WhatsApp-Newsletter-Tool (WhatsApp Business Platform), z.B. Userlike, eingeben. Weiter unten vergleichen wir drei beliebte Whatsapp-Newsletter-Tools.
- Nachrichtenvorlage erstellen: Immer, wenn Unternehmen WhatsApp-Nutzer proaktiv anschreiben möchten, muss die Unterhaltung mit einer von WhatsApp genehmigten Nachrichtenvorlage (Message Template) gestartet werden. Auch Newsletter zählen als proaktive Ansprache und können deshalb nur auf Grundlage einer Vorlage versendet werden. Die Nachrichtenvorlage erstellen Sie innerhalb der WhatsApp-Business-Plattform. Sie wird mit einem Klick bei WhatsApp eingereicht und in wenigen Minuten freigegeben. Da Sie Template Messages durch Platzhalter (z.B. für Produktnamen oder Preise) individualisieren können, ist es nicht nötig, für jede neue Newsletter-Nachricht eine neue Vorlage anzulegen. In unserem Post erklären wir ausführlich, wie Sie Nachrichtenvorlagen anlegen.
- Kampagne erstellen: Wählen Sie eine Nachrichtenvorlage aus und passen Sie den Inhalt bzw. die Platzhalter an. Wenn das Grundthema der Vorlagennachricht bestehen bleibt, können Sie auch Änderungen am Haupttext vornehmen; diese werden innerhalb weniger Sekunden durch einen automatischen Genehmigungsprozess akzeptiert. Laden Sie dann noch Ihre Abonnentenlisten hoch und wählen den Zeitpunkt des Newsletter-Versands. Fertig!
Tipp: Beachten Sie die WhatsApp-Handelsrichtlinie. WhatsApp unterbindet den Handel bzw. die Werbung für bestimmte Warengruppen. Informieren Sie sich deshalb, ob Ihre Produkte unter das Verbot fallen. Beispiele sind: Nahrungsergänzungsmittel, Alkohol, Waffen und Tiere. Hier finden Sie die Handelsrichtlinie.
WhatsApp Business: Datenschutz, Beispiele und erste Schritte
In diesem Guide finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen.
Kostenlos herunterladenGibt es ein Limit für die Anzahl der versendeten Newsletter?
Es gibt ein Limit beim Versand von WhatsApp-Newslettern, allerdings passt sich die Begrenzung automatisch an die Bedürfnisse des Unternehmens an.
Jeder WhatsApp-Business-Account startet mit 1.000 proaktiven Nachrichten, die innerhalb von 24 Stunden versendet werden dürfen.
Beispiel: Senden Sie Montag um 12 Uhr und 15 Uhr eine Kampagne an jeweils 500 Kontakte, können Sie Dienstag um 15 Uhr wieder 1.000 Newsletter versenden, da genau 24 Stunden zuvor das Kontingent verbraucht wurde.
Erreichen Sie mit Ihrer ersten Kampagne mindestens die Hälfte, also ab 500 neue Kontakte, wird Ihr Kontingent automatisch auf die zweite Stufe, also 10.000 Nachrichten gehoben. Erreicht Ihre Kampagne mit dem neuen Kontingent wiederum mindestens die Hälfte der Empfänger, also 5.000 Kontakte, erreichen Sie Level 3. Die Kontingente sind folgendermaße gestaffelt:
Level 1: 1.000 Marketing-/Transaktions-Nachrichten
Level 2: 10.000 Marketing-/Transaktions-Nachrichten
Level 3: 100.000 Marketing-/Transaktions-Nachrichten
Level 4: unbegrenzte Marketing-/Transaktions-Nachrichten
WhatsApp veranschaulicht das Prinzip des Nachrichten-Limits auf der offiziellen Meta-Seite.
| WhatsApp Business Platform | Userlike | SinchEngage | Charles |
|---|---|---|---|
| Gründung | 2011 | 2015 | 2019 |
| Offizielle WhatsApp Business Platform | ✅ | ✅ | ✅ |
| Team-Posteingang für | WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, Threema, SMS, Website-Chat (E-Mail ab Herbst 2023) | WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, Threema, Website-Chat, Apple Business Chat, Viber, Notify | |
| WhatsApp-Kampagnen und Newsletter erstellen | ✅ | ✅ | ✅ |
| WhatsApp-Abonnenten nach Interesseren oder PLZ segmentieren | ✅ | ✅ | ✅ |
| WhatsApp-Chatbot | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zentrale Wissensdatenbank | ✅ | ✅ | 🆇 |
| Support-Automatisierung | Selbstlernende Chatbots, FAQ-Seiten und Kontaktformulare | Selbstlernender Chatbot | Nur regelbasierter Chatbot |
| Integrierter Website-Chat | ✅ | ✅ | 🆇 |
| WhatsApp QR-Code erstellen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Serverstandort | Deutschland | k.A | Deutschland |
| DSGVO-konform | ✅ | ✅ | ✅ |
| Kostenlose Testphase | 14 Tage | 14 Tage | Nein |
| Monatliche Kosten für 4 Mitarbeiter | ab 90 Euro | ab 399 Euro | ab 350 Euro |
| Monatliche Kosten für 10 Mitarbeiter | ab 290 Euro | ab 999 Euro | 🆇 |
| Bewertung auf OMR Reviews | 4,4 / 5 Sterne (71 Bewertungen) | 4,4 / 5 Sterne (69 Bewertungen) | 4,3 / 5 Sterne (7 Bewertungen) |
1
Userlike: WhatsApp-Newsletter-Tool aus Köln
Userlike bietet das WhatsApp-Newsletter-Tool mit dem umfassendsten Angebot: vom zentralen Posteingang für Support über WhatsApp und andere Messenger (Webite-Chat, Instagram, Facebook etc.) über KI-Chatbots für automatisierte Kundeninteraktionen bis hin zu WhatsApp-Newslettern. Das Newsletter-Tool ermöglicht den Versand von personalisierten WhatsApp-Newslettern an segmentierte Empfängergruppen. In Userlikes Dashboard können Sie viele individuelle Einstellungen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens vornehmen. Dadurch ist die Ersteinrichtung etwas aufwendiger, einmal eingerichtet ist die Anwendung allerdings intuitiv zu bedienen und punktet mit einer modernen Anwendungsoberfläche.
2
SinchEngage: WhatsApp-Newsletter-Tool aus München
SinchEngage ist vom Funktionsumfang mit Userlike vergleichbar. Neben dem WhatsApp-Kanal kann die Software also auch für die Kundenkommunikation über die Website und andere beliebte Messenger genutzt werden. Allerdings sind die Features abseits vom WhatsApp-Newsletter-Tool weniger gut ausgebaut. So ermöglicht der Website-Chat weder fortlaufende Chats, noch Sprachnachrichten oder Screensharing. Dass die Software dabei nicht besonders modern gestaltet ist, ist kein großer Kritikpunkt, motiviert Ihr Team aber auch nicht bei der Arbeit. Zudem ist SinchEngage der teuerste Anbieter im Vergleich.
3
Charles: WhatsApp-Newsletter-Tool aus Berlin
Charles ist ein Start-up aus Berlin, das erst seit 2019 an seiner WhatsApp-Newsletter-Software arbeitet. Dadurch beeindruckt die Software mit neuesten Design-Standards, ist aber laut aktuellen Kunden noch nicht frei von “Kinderkrankheiten”. Eine Besonderheit ist, dass Charles ausschließlich mit WhatsApp kompatibel ist. Der Fokus auf einen Messenger macht die Anwendung sehr simpel, aber auch wenig funktional. Der Trend in der Kundenkommunikation geht eigentlich in Richtung Unified-Messaging; also eine Software für alle Messenger, statt zwischen vielen verschiedenen Insellösungen zu wechseln. Brauchen Unternehmen aber tatsächlich nur ein Tool für WhatsApp-Newsletter, könnte Userlike immer noch die sinnvollere Lösung sein, da die Paketpreise beim Kölner Unternehmen bei 90 Euro im Monat starten, beim Berliner Startup ab 350 Euro.
DSGVO-konforme Anmeldung: Wie Sie WhatsApp-Abonnenten gewinnen
Bei der Newsletter-Anmeldung ist es zunächst wichtig, die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Kunden müssen ihr Interesse an Ihrem Newsletter-Service eindeutig kommunizieren, wie es auch für E-Mail-Newsletter per DSGVO gilt, idealerweise per Double-Opt-in-Verfahren: Hat sich der Nutzer für Ihren Newsletter angemeldet (mündlich, schriftlich oder per Klick), schicken Sie ihm sofort eine WhatsApp-Nachricht, in der er seine Anmeldung mit einer Antwort nochmals bestätigt. Erklären Sie dem Abonnenten auch, wie der Opt-out funktioniert, z.B. “Tippen Sie Stopp, um sich jederzeit vom Newsletter abzumelden”.
Die bloße Angabe einer Telefonnummer, beispielsweise bei der Registrierung für Ihren Online-Shop, zählt nicht als eindeutige Zustimmung, wenn Sie den Zweck dabei nicht deutlich kommunizieren.
So bewerben Sie Ihren WhatsApp-Newsletter
Damit Sie möglichst viele Newsletter-Anmeldungen sammeln, sollten Sie den Opt-in möglichst einfach gestalten. Platzieren Sie beispielsweise eine Sign-up-Möglichkeit während des Warenkorb-Checkouts, in dem Sie Kunden dazu einladen durch das Setzen eines Häkchens, dem Empfang von WhatsApp-Newslettern zuzustimmen.
Eine weitere beliebte Möglichkeit sind einfache Click-to-Chat-Links und QR-Codes, die Sie in E-Mail-Newslettern, Landing Pages, Flyern und Plakaten platzieren können und sofort eine Anmeldenachricht in der App öffnen. Ganz ähnlich funktioniert das Prinzip von Click-to-WhatsApp-Anzeigen. Schalten Sie eine Anzeige auf Facebook oder Instagram und linken Sie Nutzer über einen Button in der Anzeige direkt zum WhatsApp-Chat. Und natürlich geht es auch “oldschool”: Kommunizieren Sie Ihre Telefonnummer auf allen möglichen Werbeflächen, wie Firmenwagen, Schaufenster und Verpackungen, inklusive Start-Wort für die Anmeldung.
Egal, wie Sie WhatsApp-Nutzer zum Abonnement Ihres Newsletter motivieren, machen Sie beim Sign-up immer deutlich, welche Art von Nachrichten sie erwarten (und bleiben Sie dabei), damit Nutzer das Abo nicht beenden oder, schlimmer noch, Ihre Newsletter als Spam markieren.
Weitere Informationen zum Thema WhatsApp-Datenschutz und DSGVO, finden Sie in unserer Zusammenfassung.
Tipps: Wie Sie erfolgreiche WhatsApp-Newsletter erstellen (+Studie)
Newsletter eignen sich dazu, Kunden zu besonderen Anlässen zu reaktivieren. Thalia erfindet dazu auch eigene Feiertage, wie den “In-der-Badewanne-lesen”-Tag (Hoffentlich hat der Empfänger eine Badewanne…🙃).
WhatsApp-Newsletter sollten kurz und unterhaltsam sein. Nutzen Sie Fotos und Videos, um Produkte und Lesetipps anzuteasern.
Emojis wie Pfeile und Hände helfen bei der Strukturierung Ihrer Whatsapp Newsletter. Um Inhalte weiter auszuführen, die sonst den Rahmen sprengen würden, können Sie Ihren Kunden eine zusätzliche Sprachnachricht senden.
Tipp: Gestalten Sie unterhaltsame Interaktionen, die sich nicht wie Werbung anfühlen. Eine Studie der FH Wedel kam zu dem Ergebnis, dass Nachrichten mit informativem Inhalt, wie Emojis und Bilder am besten performen. Eine Nachricht mit Gamification und Audio, aber ohne Emojis, kommt hingegen am schlechtesten an.
Beispiele für Push-Marketing-Strategien
- Aldi: Prospekt per Messenger
- BMW: WhatsApp-Recruiting
- Snocks: Updates zu neuen Angeboten und neuen Kollektionen
- Stylink: Community-Support per WhatsApp
- Weltbild: Regelmäßige Rabatt- und Freebie-Aktionen
Aldi ist nur ein Beispiel aus einer Reihe von Discountern, die Ihre Prospekte per WhatsApp verschicken. Auch Kaufland und Rewe senden die umweltfreundliche Variante Ihrer beliebten Prospekte direkt in den WhatsApp-Posteingang.
Die BMW Group unterstützt mit Ihrem WhatsApp-Newsletter die Aktivitäten ihrer HR-Abteilung. Interessierte Schüler und Studenten werden über aktuelle Stellenausschreibungen und duale Studiengänge informiert und bei Interesse mit Hilfe eines Chatbots durch den Bewerbungsprozess geführt.
Socken-Retailer Snocks lädt Website-Besucher mit einem Pop-up-Formular auf Ihrer Website zum Abo Ihres WhatsApp-Newsletters ein. Abonnenten erhalten einen 10-Euro-Gutschein und verpassen keine Sonder-Sales und Kollektionen mehr.
Für Stylink ist WhatsApp-Marketing ein grundlegender Kanal, um Ihren Membership-Service besonders einfach bereitzustellen. Mitglieder bekommen Rabatte für beliebte Shops direkt aufs Smartphone gesendet.
Wer die Marketing-Nachrichten des bekannten Augsburger Unternehmens abonniert, darf sich jeden Sonntag über kleine Überraschungen freuen – von Gratiseinkäufen über Rabattcodes bis hin zu Päckchen mit Pflanzensamen.
Beispiele für Pull-Marketing
Um Interessenten auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen und den ersten Kontakt über den Messenger herzustellen, sind Pull-Kampagnen ideal. Dabei kommen WhatsApp-Nutzer aufgrund von besonderen Aktionen oder Services aktiv auf Sie zu. Hier sind einige Beispiele für Pull-Marketing über WhatsApp:
- Adidas: Erlebnis-Marketing
- Nivea: Aktions-Tage zu besonderen Anlässen
- Matratzenhändler Purple: Keyword-Kampagne
- Autohaus Zelle: Click-to-WhatsApp-Anzeigen
- Decathlon: Keyence
Adidas nutzte WhatsApp-Marketing-Nachrichten für eine medienwirksame Kampagne. Der Sportartikelhersteller schaltete eine Facebook-Anzeige, die einen ganz besonderen Service bewarb: Fehlte Londoner Fußballmannschaften ein Spieler, konnten sie bei Adidas nach einem Ersatzspieler fragen – nicht irgendeinen, sondern einen ehemaligen Profispieler. Mit einem Klick auf den Anzeigen-Button öffnete sich ein WhatsApp-Chat und ein Chatbot klärte, ob er zum gewünschten Termin einen der berühmten Ersatzspieler vorbei schicken kann.
Besondere Anlässe sind eine gute Gelegenheit, Menschen zu helfen und Freude zu bereiten. Nivea unterstützte Töchter und Söhne mit ihrer WhatsApp-Kampagne dabei, ihre Mütter zum Ehrentag mit einer originellen Nachricht zu überraschen. Teilnehmer konnten die Aktion mit einem Click-to-Chat-Link auf der Nivea-Webseite starten und durften sich aussuchen, ob sie ein Video, Zitat oder Sprichwort erhalten wollen.
Anstatt sich durch Webseiten zu klicken oder lange Formulare auszufüllen, kann ein WhatsApp-Chatbot dabei helfen, Produkte zu finden, die genau zum persönlichen Geschmack oder Bedürfnis Ihrer Zielgruppe passen . Matratzenhändler Purple nutzt zum Beispiel einen virtuellen Berater, um seinen Kunden die perfekte Matratze zu empfehlen. Abrufbar ist der Service durch die Eingabe eines Keywords im WhatsApp-Chat.
Ob Facebook- oder Instagram-Ads; ermöglichen Sie Ihren Kunden mit einem Klick auf Ihre Anzeige zu einem WhatsApp-Gespräch zu wechseln. Für die erste Konversation, die über einen WhatsApp-Button in der Anzeige gestartet wird, fallen keine Gebühren an. Und noch mehr: Statt der üblichen 24 Stunden können Sie sogar 72 Stunden lang kostenlos chatten. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen näher vorzustellen, verschiedene Angebote anzubieten und potenziellen Kunden zu zeigen, dass Ihr Kundenservice unkompliziert per WhatsApp erreichbar ist.
Live-Chat auf der Website gehört mittlerweile zum Standard im E-Commerce. Er ermöglicht Ihnen, Kunden entlang der gesamten Customer Journey zu begleiten, Fragen zu beantworten und Produktempfehlungen oder passende Angebote zu teilen.
Der weiterentwickelte Website-Messenger von Userlike erlaubt es Ihren Kunden, einmal gestartete Chats beim nächsten Besuch fortzusetzen - um Folgefragen direkt auf Ihrer Website zu klären und letzte Zweifel auszuräumen. Möchten Sie Ihren Kunden die Wahl zwischen Web-Chat und WhatsApp lassen, integrieren Sie einfach einen WhatsApp-Button im Live-Chat-Fenster, so wie Keyence:
Userlike ist Ihre Allround-Lösung, wenn Sie Website-Chat, WhatsApp und Chatbots miteinander verbinden möchten. Über unsere Kunden-Messaging-Plattform können Sie zentral alle eingehenden Nachrichten organisieren und beantworten und Userlikes WhatsApp Business Platform nutzen, um mit Ihren Kunden über die Messaging-App zu chatten oder ihnen WhatsApp-Newsletter und individuelle Angebote zuzusenden. Über 12.000 Kunden, darunter Nivea, Hermes und Toyota, verlassen sich bereits auf uns.
Neugierig geworden? Starten Sie einfach einen Chat mit unserem Team oder melden Sie sich für eine kostenlose Testphase an. Hier können Sie sich auch gleich Zugang zur WhatsApp Business API verschaffen, um schnellstmöglich mit Ihrem WhatsApp-Marketing-Projekt zu starten – ohne Angabe von Kreditkarten und sonstigen Verpflichtungen.
