Messaging Support

April 09, 2025

Alina Günder

WhatsApp Business: Alle Kosten auf einen Blick

Mehr als 50 Millionen Unternehmen nutzen WhatsApp Business bereits in ihrer Kundenkommunikation. Doch was kostet WhatsApp Business und für wen lohnt es sich?

Kunden wollen es heute so bequem wie möglich haben. Chatten statt anrufen. Online-Shopping statt Geschäft vor Ort.

Whatsapp Business ermöglicht Firmen auf das veränderte Nutzerverhalten einzugehen und auf einem Kanal für ihre Kunden verfügbar zu sein, den diese bereits täglich nutzen .

Die Vorzüge von WhatsApp für Unternehmen liegen auf der Hand. Doch mit welchen Kosten müssen Sie rechnen, wenn Sie WhatsApp-Support oder -Newsletter anbieten möchten?

In diesem Artikel erhalten Sie einen kurzen Überblick über WhatsApp Business App, WhatsApp Business Premium und WhatsApp Business Platform und welche Kosten für Ihren WhatsApp Unternehmensaccount mit den drei Unternehmenslösungen verbunden sind.

• WhatsApp Business App – Kostenlose App für kleine Teams
• Was kostet die WhatsApp Business App?
• WhatsApp Business Premium – Kostenpflichtige Variante der WhatsApp Business App
• Was kostet WhatsApp Premium?
• WhatsApp Business Platform – Professionelles Kunden-Messaging für kleine und große Unternehmen
• Was kostet die WhatsApp Business Platform? [+Preistabelle]
• FAQ: Häufig gestellte Fragen zum WhatsApp Business Preismodell

Die WhatsApp Business App wurde für Kleinunternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitern entwickelt. Sie eignet sich daher vor allem für lokale Geschäfte, die keine professionelle Serviceabteilung haben, so wie den Hofladen Sauerland .

Die App funktioniert ähnlich wie das private WhatsApp, das Sie kennen, um mit Freunden und der Familie zu schreiben. Zusätzlich bietet sie mit Schnellantworten, einem Katalog und Broadcasts einige praktische Funktionen für Unternehmen.

Quelle: WhatsApp/Google Play Store

Zu den Nachteilen zählt, dass die WhatsApp Business App auf einen einzelnen Mitarbeiter-Account beschränkt und daher nicht für den professionellen Kundenservice geeignet ist — Nutzen Sie den Unternehmensaccount gemeinsam mit mehreren Mitarbeitern, können Sie zum Beispiel nicht nachvollziehen, welcher Kollege welche Nachrichten verschickt hat. Je nach Einrichtung ist sie außerdem datenschutzrechtlich problematisch und nicht DSGVO-konform.

WhatsApp Business App im Überblick

• Mitarbeiter-Accounts: 1
• Verknüpfbare Geräte: 5
• Chats an Mitarbeiter zuweisen: Nein
• Genehmigte WhatsApp Newsletter: Nein
• Sales- und Support-Features: Basisfunktionen
• Datenschutzkonform: Nein

Die WhatsApp Business App ist kostenlos zum Download im App Store sowie im Google Play Store verfügbar. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einrichtung Ihres WhatsApp Business Accounts finden Sie in unserem Artikel: WhatsApp Unternehmensaccount von App bis Z – Funktionen, Kosten, Setup.

Pro WhatsApp-Account darf nur eine Nummer genutzt werden. Wenn Sie Ihre bestehende private Nummer verwenden, wird Ihr Account in einen WhatsApp Unternehmensaccount umgewandelt.

Wir empfehlen daher, eine neue Nummer für WhatsApp Business zu verwenden. An Kosten kommen somit eine SIM-Karte sowie entweder ein weiteres Handy oder Dual-SIM-fähiges Smartphone auf Sie zu.

WhatsApp Business Premium ist ein Abo-Modell von WhatsApp Business und erweitert den Funktionsumfang der WhatsApp Business App. Derzeit sind es zwei Features, die durch ein Abo von WhatsApp Business Premium freigeschaltet werden:

• Die Anzahl der verknüpfbaren Geräte wird von vier auf 10 angehoben. Somit können Abonnenten von WhatsApp Business Premium insgesamt 11 Geräte nutzen. Wie in der Basisversion kann weiterhin nur ein Smartphone verwendet werden, alle anderen Geräte müssen desktop-basiert sein. Tablets sind ebenfalls ausgeschlossen. Chats können bestimmten Mitarbeitern zugeteilt werden, um die Zusammenarbeit im Team besser zu organisieren.
• Die automatisch generierte “WhatsApp-Website” Ihres Unternehmens besteht in der Basisversion aus Markenname und Profilbild. In der Premium-Version kommen Öffnungszeiten, Adresse, Link zu Ihrer Website und der WhatsApp-Katalog hinzu. In der Basisversion wird der Link zur Website auf Grundlage der Telefonnummer erstellt (der sogenannte wa.me-Link), in der Premium-Version können Sie sich zusätzlich einen eigenen Linknamen aussuchen, der zu Ihrer Unternehmensübersicht führt (so weit er noch nicht vergeben ist). Die WhatsApp-Website setzt sich zusammen aus den Informationen, die Sie in der WhatsApp Business App hinterlegen. Ändern Sie beispielsweise die Öffnungszeiten in Ihrem WhatsApp-Business-Profil, werden Sie auf der Website ebenfalls geändert.

WhatsApp Business Premium lohnt sich für Ihr Unternehmen, wenn Sie mit dem Funktionsumfang der Business-App zufrieden sind, aber mehr Mitarbeiter einspannen möchten und einen besseren Überblick behalten wollen, wer welche Chats beantwortet. Für mittelständische und große Unternehmen ist aber auch WhatsApp Business Premium nicht geeignet. Es fehlt weiterhin an vielen Support-Funktionen, die im professionellen Chat-Support Standard sind, wie Mitarbeiter-Routing, Weiterleitungen und Chatbots. Dafür bietet WhatsApp die WhatsApp Business API. Über die Schnittstelle verknüpfen Sie Ihren WhatsApp-Business-Account mit einer Unternehmenssoftware für WhatsApp – die WhatsApp Business Platform.

Weiterhin problematisch bleibt bei WhatsApp Premium auch die Datenschutz-Situation. Durch den Zugriff auf das Telefonbuch des verbundenen Smartphones, werden Nummern unbefugt an WhatsApp weitergegeben. Auch das ist durch die Verwendung der API ausgeschlossen.

WhatsApp Business Premium App im Überblick

• Mitarbeiter-Accounts: 1
• Verknüpfbare Geräte: 11
• Chats an Mitarbeiter zuweisen: Ja
• Genehmigte WhatsApp Newsletter: Nein
• Sales- und Support-Features: Erweiterte Basis-Funktionen
• Datenschutzkonform: Nein

WhatsApp Premium steht derzeit nur ausgewählten WhatsApp-Business-Nutzern zur Verfügung. Ob Sie dazugehören, können Sie ganz einfach prüfen, indem Sie die Einstellungen in der WhatsApp-Business-App öffnen. Wenn hier der Menüpunkt “Premium” gelistet ist, können Sie das Abo bereits abschließen. Sie haben dann auch die Möglichkeit, einen kostenlosen Probemonat abzuschließen.

Die Preise für das Premium-Abonnement kommuniziert WhatsApp noch nicht öffentlich.

Die WhatsApp Business Platform ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit professionellen Service-Teams ausgerichtet und wird von Autohäusern über Sprachschulen bis Marken wie Decathlon und Toyota von kleinen und großen Unternehmen eingesetzt.

Die WhatsApp Business Platform ist keine App aus dem PlayStore, sondern eine professionelle Kunden-Messaging-Software von autorisierten Anbietern („Business Solution Partner“) wie Userlike. Die Platform wird über eine API-Schnittstelle mit Ihrem WhatsApp-Account verbunden.

Zu ihren Vorteilen zählt, dass sie skalierbar einsetzbar ist und sich flexibel an bestehende Unternehmensprozesse anpassen lässt.

Über die verbundene Kunden-Messaging-Software nutzen Sie WhatsApp mit erweiterten Sales- und Service-Funktionen wie das skill-basierte Routing an den bestgeeigneten Mitarbeiter, automatische Übersetzungen und Support-Automatisierung in Form von WhatsApp-Chatbots. Nur mit der WhatsApp Business Platform können Sie offiziell genehmigte WhatsApp-Newsletter zu versenden.

Vor allem ist sie DSGVO-konform und damit die sichere Option für WhatsApp-Support im Unternehmen.

Empfangen und beantworten Sie die WhatsApp-Nachrichten Ihrer Kunden im Message Center von Userlike.

WhatsApp Business Platform im Überblick

• Mitarbeiter-Accounts: beliebig viele
• Verknüpfbare Geräte: beliebig viele
• Chats an Mitarbeiter zuweisen: Ja
• Genehmigte WhatsApp Newsletter: Ja
• Sales- und Support-Features: Professionelle Funktionen für die Kundenkommunikation
• Datenschutzkonform: Ja

Mehr Informationen zur WhatsApp Business Platform bzw. API finden Sie in unseren Artikeln:

• WhatsApp Business API – alles was Sie wissen müssen
• WhatsApp im Unternehmen – was sagt der Datenschutz?
• WhatsApp Business API in 10 Minuten einrichten

Die WhatsApp Business Platform ist anders als die App aufgrund ihres Funktionsumfangs und dem Fokus auf Datenschutz nicht kostenlos verfügbar.

Kosten entstehen einerseits durch den monatlichen Paketpreis für die Kunden-Messaging-Software, andererseits für Nachrichtenvorlagen, die Unternehmen proaktiv versenden. Aber gehen wir die einzelnen Kostenpunkte im Detail durch.

Monatliche Kosten

Während Sie die WhatsApp Business App kostenlos herunterladen können, erhalten Sie den Zugang zu einer WhatsApp Business Platform über die jeweiligen Software-Anbieter, also offizielle WhatsApp-Partner. WhatsApp selbst bietet keine Platform-Software an. Der professionelle Einsatz von WhatsApp erfordert also immer den Weg über einen Drittanbieter.

Die monatlichen Paket-Kosten für die Platform variieren stark je nach Anbieter, den Sie wählen, daher lohnt sich ein Vergleich. Bei SinchEngage kommen zum Beispiel Kosten ab 499 Euro monatlich auf Sie zu.

Userlike bietet den WhatsApp-Kanal schon ab dem Team-Paket für nur 90 Euro monatlich an.

WhatsApp Business: Datenschutz, Beispiele und erste Schritte

In diesem Guide finden Sie alle wichtigen Informationen zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen.

Kostenlos herunterladen

Gebühren pro Support-Nachricht

Support-Nachrichten sind immer kostenlos. Wenn Sie innerhalb von 24h antworten, können Sie wahlweise mit einer Support-Vorlage oder einem Freitext antworten. Nach 24h müssen Sie eine Vorlage verwenden. Mit diesem sogenannten "24h Supportfenster" will WhatsApp Unternehmen motivieren, schnell und zuverlässig zu reagieren. Wenn Sie Nachrichtenvorlagen der Kategorie "Support" versenden, entstehen keine Kosten.

Gebühren pro proaktiver Nachricht

WhatsApp berechnet einen kleinen Centbetrag pro Nachrichtenvorlage (siehe Preistabelle unten). Allerdings nur, wenn Sie den Kunden proaktiv anschreiben (also ohne, dass der Kunde sich zuerst bei Ihnen meldet). Eine Ausnahme sind Nachrichtenvorlagen der Rubrik "Transaktion". Sie sind kostenlos, solange sie im Rahmen eines 24h-Supportfensters (also im Kontext einer Support-Unterhaltung) gesendet werden, also innerhalb von 24h nach der letzten Nachricht des Kunden. Wenn sie den Kunden außerhalb einer Support-Unterhaltung informieren, wird die Vorlage berechnet. Transaktionsbezogene Vorlagen sind zum Beispiel Auskünfte zum Lieferstatus oder Rechnungen.

Beispiel Schuhhändler Kicks initiiert das Gespräch mit einer Nachrichtenvorlage der Kategorie Transaktion (1), die Kundin reagiert kurze Zeit später mit einer Nachricht (2). Kicks bedankt sich zeitnah mit einer weiteren Transaktions-Nachrichtenvorlage. WhatsApp berechnet dann keine Gebühr.

Was kostet eine WhatsApp-Business-Nachricht?

In Deutschland betragen die Kosten für eine Authentifizierung ca. 5 Cent, für Marketing-Inhalte ca. 11 Cent und für eine proaktive Transaktionsnachricht ca. 6 Cent, .

Unterhaltungen verschiedener Kategorien können parallel geführt werden bzw. sich überschneiden. Antworten Sie dem Kunden z.B. um 15 Uhr auf eine Supportfrage, öffnet sich eine Unterhaltung der Kategorie Support. Schicken Sie ihm um 19 Uhr einen Newsletter, öffnet sich eine Unterhaltung der Kategorie Marketing. Es entstehen nur Kosten für die Marketing-Unterhaltung, da sie unternehmens-initiiert ist. Sie können bis um 15 Uhr des Folgetages beliebig viele Freitext-Nachrichten und Support-Vorlagen verschicken. Und bis um 19 Uhr des Folgetages beliebig viele Freitext-Nachrichten und Marketing-Vorlagen.

Tipp: Sie können nicht nur 24 Stunden, sondern 72 Stunden kostenlos mit potenziellen Leads chatten, wenn Facebook- oder Instagram-Nutzer auf Ihre Click-to-WhatsApp-Anzeige oder den CTA-Button in Ihrem Facebook-Profil klicken. Der Nutzer wechselt automatisch von der Social-Media-Plattform zum WhatsApp-Chat. Alle Nachrichten innerhalb der nächsten drei Tage kosten Sie nichts. WhatsApp nennt diese Sonderfälle “Free Entry Points” bzw. kostenlose Einstiegspunkte.

Die derzeit aktuellen Preise weltweit und in verschiedenen Währungen finden Sie auf der Meta-Seite .

Hinweis: Da Ihre Nachrichten über die von Ihnen gewählte Kunden-Messaging-Plattform versendet werden, berechnet der jeweilige Anbieter eine Verarbeitungsgebühr pro Nachricht. Bei Userlike liegt sie mit 1 Cent an der untersten Grenze.

Praxis-Beispiele für das aktuelle Preismodell (seit Juni 2023)

Szenario 1: Supportanfrage innerhalb von 24h mit normalen Sitzungsnachrichten beantworten

1. Die Kundin sendet eine Frage bezüglich Ihrer Flugreservierung.
2. Antwortet die Airline innerhalb von 24 Stunden, kann Sie kostenlos entweder Freitext-Nachrichten oder Support-Templates schicken.
3. Bestätigt Commercial Air die Buchung erst nach Ablauf des 24-Stunden-Fensters, also zum Beispiel um 16 Uhr des Folgetages, ist das zwar kostenlos, aber es muss ein Template genutzt werden.

Szenario 2: Automatisierte Transaktions-Nachrichten

1. Die Kundin möchte ihre Bestellung bei Kicks, einem Online-Schuhhändler, prüfen. Sie verschickt ihre Nachricht um 13.13 Uhr.
2. Kicks nutzt einen Chatbot, der auf einfache Bestellanfragen antwortet und die Kundin um 13.13 Uhr sofort mit den Details zur Zustellung versorgt.
3. Am nächsten Tag informiert der Kicks-Bot die Kundin, dass ihre Bestellung um 15.45 Uhr zugestellt wurde. Diese Nachricht wird außerhalb des 24h-Service-Fensters und mit einer Transaktions-Nachrichtenvorlage verschickt. Für diese Benachrichtigung wird somit eine neue Unterhaltung berechnet.

Szenario 3: WhatsApp-Kampagne mit mehreren Vorlagennachrichten der Kategorie Marketing

Nivea führt Kunden über eine Instagram-Anzeige zu Ihrer Muttertags-Kampagne in WhatsApp. Da es sich um einen kostenlosen Einstiegspunkt handelt, wird keine Unterhaltung berechnet. Nivea kann nun 72 Stunden kostenlos Nachrichten austauschen, in diesem Fall Vorlagennachrichten der Kategorie “Marketing”.

Aber wie sieht es aus, wenn der Kunde während der Kampagne das Thema wechselt, z.B. eine Frage zur Bestellung hat?

Wäre der Kunde über normalem Wege, also keinen der Free Entry Points zur Kampagne geführt worden, würde sich nun eine zusätzliche Unterhaltung der Kategorie Support öffnen (mit der damit verbundenen Gebühr). Da die Unterhaltung aber durch einen kostenlosen Einstiegspunkt begonnen wurde, gilt eine Sonderregelung: 72 Stunden können Sie kostenlos beliebige Vorlagenarten und Sitzungsnachrichten verschicken, egal welchen Inhalt sie haben.

Szenario 4: Zwei Kategorien in einer Nachrichtenvorlage kombinieren

Markt schickt der Kundin eine Versandbestätigung und verbindet die Nachricht mit einem Rabattangebot. Die Unterhaltung wird dann nicht mehr als Transaktion gewertet, sondern als Marketing-Unterhaltung. Wenn zwei Anwendungsfälle in einer Nachrichtenvorlage vermischt werden, gilt immer die jeweils teurere Kategorie. Genau wie man es auch von 2-für-1-Angeboten aus Modegeschäften kennt, bei denen der Preis des teureren Produkts abgerechnet wird.

Quelle: WhatsApp

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum WhatsApp Business Preismodell

• Wie hoch sind die WhatsApp Business API Kosten?
• Was kostet ein WhatsApp Business Unternehmensaccount?
• Wie viele Unterhaltungen sind im Monat kostenlos?
• Kann ich die kostenlosen Unterhaltungen auch für WhatsApp-Kampagnen nutzen?
• Neues Preismodell: Wie haben sich die WhatsApp Business Preise verändert?
• Was sind “kostenlose Einstiegspunkte”?
• Bedeutet “Nutzer-initiierte Unterhaltung”, dass ich zahle, wenn mir ein Kunde eine Nachricht schickt? Selbst wenn ich gar nicht antworte?
• Wie integriere ich WhatsApp möglichst einfach und kostengünstig in Support und/oder Marketing?

Wie hoch sind die WhatsApp Business API Kosten?

Die API-Schnittstelle wird von einem der Software-Partnerunternehmen von WhatsApp (WhatsApp Business Solution Provider) bereitgestellt und ermöglicht die Verknüpfung des Unternehmensaccounts mit der WhatsApp-Business-Plattform des Software-Partners. Dementsprechend hängen die monatlichen Kosten für die Nutzung der WhatsApp Business API von den Paketpreisen des jeweiligen Anbieters ab. Hinzu kommen ggf. die Kosten pro Unterhaltung, die WhatsApp erhebt.

Was kostet ein WhatsApp Business Unternehmensaccount?

Einen WhatsApp Unternehmensaccount über die WhatsApp Business App zu nutzen ist kostenfrei. Möchten Sie Ihren Unternehmensaccount professionell nutzen und ihn mit einer offiziellen WhatsApp Business Platform zu verbinden, müssen Sie mit Kosten für die WhatsApp Platform, sowie Unterhaltungsgebühren für Marketing-, Verwaltungs- oder Transaktionsnachrichten rechnen.

Wie viele Unterhaltungen sind im Monat kostenlos?

1.000 Unterhaltungen sind immer kostenlos. Sie können also 1.000 Support-Chats führen, die bis zu 24 Stunden dauern können, bevor eine neue Gesprächseinheit berechnet wird. KMUs kommen in der Regel mit dem Freikontingent aus, so dass keine zusätzlichen Kosten neben dem Paketpreis für die Business Platform entstehen.

Kann ich die kostenlosen Unterhaltungen auch für WhatsApp-Kampagnen nutzen?

Nein, möchten Sie Marketing- oder andere Unternehmens-initiierte Nachrichten senden, zahlen Sie ab der ersten Unterhaltung. Hier geht’s zur Preistabelle.

Neues Preismodell: Wie haben sich die WhatsApp Business Preise verändert?

Seit Juni 2023 hat WhatsApp das Preismodell für die WhatsApp Business Platform verändert. Zuvor gab es lediglich zwei Gebühren-Kategorien: “Nutzer-initiierte” Unterhaltungen (ca. 7 Cent) und “Unternehmens-initiierte” Unterhaltungen (ca. 11 Cent).

Jetzt werden die Unternehmens-initiierten Unterhaltungen in drei Unterkategorien eingeteilt, die mit verschieden hohen Gebühren einhergehen (hier geht’s zur Kostentabelle). Dadurch zahlen Unternehmen in Deutschland z.B. für proaktive Transaktionsnachrichten nur noch ca. 6 Cent anstatt der vorher üblichen 11 Cent. Seit April 2025 sind Transaktionsvorlagen sogar komplett kostenlos, wenn sie in einer offenen 24h-Supportunterhaltung versendet werden. Das neue Preismodell soll Unternehmen motivieren, Transaktionen wie Versandbestätigungen oder Authentifizierungen über WhatsApp anzubieten.

Auch für Click-to-WhatsApp-Anzeigen gibt es eine neue Regelung. Mehr dazu in der nächsten Antwort.

Was sind “kostenlose Einstiegspunkte”?

Kostenlose Einstiegspunkte ermöglichen Unternehmen, ihre Kunden per Button-Klick zu einem WhatsApp-Chat zu führen und das erste Gespräch kostenlos zu führen. Kostenlose Einstiegspunkte sind derzeit:

• Click-to-WhatsApp-Anzeigen auf Facebook oder Instagram
• Call-to-Action-Button auf der Facebook-Seite

Seit der Einführung des neuen Preismodells ist die kostenlose Unterhaltung sogar 72 Stunden offen statt der bisherigen 24 Stunden.

Hinweis: Wie auch bei den regulären Einstiegspunkten gilt, dass Sie innerhalb von 24 Stunden auf den Kontakt reagieren müssen, um ihm mit freien Sitzungsnachrichten antworten zu dürfen. Ansonsten können nur Nachrichtenvorlagen verwendet werden. Jede Art von Nachrichtenvorlage ist dabei erlaubt.

Bedeutet “Nutzer-initiierte Unterhaltung”, dass ich zahle, wenn mir ein Kunde eine Nachricht schickt? Selbst wenn ich gar nicht antworte?

Nein, „Vom Benutzer initiiert” heißt nicht, dass Sie als Unternehmen für WhatsApp-Nachrichten von Kunden zahlen. Erst wenn Sie antworten und damit eine Sitzung starten, gilt dies als eine vom “Benutzer initiierte Unterhaltung”. Sie zahlen nicht, wenn Sie beispielsweise eine unerwünschte Nachricht erhalten und diese unkommentiert lassen. Nachrichten von Ihren Kunden zu empfangen, ist mit der WhatsApp Business API immer kostenlos.

Eine aktuelle Preisübersicht von WhatsApp finden Sie in der Dokumentation von Meta for Developers.

Wie integriere ich WhatsApp möglichst einfach und kostengünstig in Support und/oder Marketing?

Userlikes WhatsApp Business Platform ist DSGVO-konform, eignet sich für Unternehmen jeder Größe und ist schon ab 90 Euro monatlich verfügbar – inklusive unserem WhatsApp-Campaigns-Feature, mit dem Sie Ihren Kunden einzigartige WhatsApp-Kampagnen in Form von Newslettern, Prospekten oder individuellen Angeboten schicken.

Die Verknüpfung Ihres WhatsApp-Business-Accounts können Sie direkt in unserer Software in wenigen Schritten ohne technische Kenntnisse erledigen.

Danach können Sie Userlikes Messenger-Platform bequem am Rechner oder via App auf dem Smartphone nutzen.

Neben WhatsApp gewinnen zunehmend auch andere Messaging-Apps an Bedeutung. Userlike ermöglicht Ihnen, beliebte Kanäle wie Website-Chat, Facebook Messenger, Telegram, Threema und SMS über eine Applikation zu betreuen. Die Nachrichten aller Kanäle laufen in einen zentralen Posteingang ein, so dass Sie nur eine Software für Ihr gesamtes Kunden-Messaging benötigen.

Lassen Sie sich bei Interesse gerne im Chat auf unserer Website beraten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören und Sie beim Start mit der WhatsApp Business Plattform zu begleiten.

Weiterführende Ressourcen rund um WhatsApp

• WhatsApp Business API – alles was Sie wissen müssen
• WhatsApp im Unternehmen – was sagt die DSGVO [2022]
• WhatsApp Business: Vorteile und Nachteile im Überblick
• WhatsApp für Unternehmen: 7 sinnvolle Einsatzbereiche und Tipps
• WhatsApp Business Nachrichtenvorlagen: Regeln, Tipps und Beispiele