Come Slack distrugge lentamente la produttività nel tuo team

Da mesi cerco di convincere il mio team di trascorrere meno tempo su Slack. Non è per niente facile.

Grazie all’interfaccia utente moderna e alla grande simpatia di Slack, sembra come se stessi buttando fuori un amato collega dal team.

Più di ogni altra software che io abbia usato, Slack ti dà la sensazione di essere un amico. Allora per quale motivo dovrei iniziare a litigare con lui? Queste sono le mie ragioni.

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Slack interrompe il tuo flusso di lavoro

Per essere in uno stato di flusso di lavoro produttivo, servono circa 20 minuti di focalizzazione senza interruzioni. Ogni volta che verrai interrotto, sia che un collega ti parla o che ti arriva una notifica di Slack, dovrai iniziare da capo. Slack divide la tua attenzione rimanente su tutti i tuoi chat e canali.

Ma la maggior parte dei team che usa Slack, non hanno un lavoro nel quale devono reagire subito. Mi preoccupo se sento, che il laboratorio per propulsione Jet della NASA usa Slack come piattaforma principale di comunicazione. Menomale che lanciano solamente dei robot nel cielo.

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Slack crea la pressione di reagire

Il fatto che siamo connessi in qualsiasi momento, ci spinge in una permanente modalità di reattività. Questo ci fa impazzire! Ci serve un po’ di tranquillità per poter pensare. Siamo tutti lavoratori della conoscenza e perciò il nostro valore economico deriva dai nostri cervelli.

Per una mente chiara serve concentrazione. Allora, se si tratta di tool professionali, dovremmo puntare a quelli che producono meno distrazioni e non di più.

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Slack è troppo semplice

Se ti manca un’informazione, Slack è la soluzione facile. Potendo mandare un messaggio ad una persona – invece di pensarci e cercare tu stesso una soluzione. In pratica, sacrifichi il flusso di lavoro dell’altra persona, per risparmiarti un po’ di tempo per pensare.

Apparte che nessuno verrà interrotto, un altro beneficio dei tool per la gestione dei progetti come Asana è, che le informazioni condivise saranno visibili a tutti che lavorano sul progetto o compito rilevante. In questo modo, le domande non verranno poste troppe volte.

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Slack è un meeting infinito

C'è sempre qualcosa da aggiungere ad una conversazione; sia l’opportunità di esprimere un’osservazione o di fare una battutina.

Allora perché dovremmo impostare dei principi di meeting rigidi e salva-tempo se i meeting digitali degenerano in infinite chiacchiere?

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Ai messaggi di Slack manca il contesto

A differenza di Asana, nel quale puoi commentare direttamente un progetto o un compito, ad una chat di Slack dovrai sempre aggiungere un informazione contestuale.

Asana è orientato a dei task, mentre Slack è orientato alla conversazione. E, come nelle conversazioni normali, si va velocemente fuori tema. La comunicazione all’interno di un tool di project management ti costringe strutturare i tuoi pensieri riguardo alle tue azioni.

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Slack è un assassino silenzioso di produttività

Slack ha la stessa capacità di indurre dipendenza come le applicazioni di social media come Facebook e WhatsApp. Questo ha a che fare con il fatto del rinforzo variabile . Immaginati un frigorifero che ogni volta che lo apri, contiene altri prodotti. È questo principio, con il quale tra l’altro lavorano anche i slot machine, che lo renderebbe un frigorifero con un grande potenziale di dipendenza.

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Slack non ha risolto molto

Slack avrebbe dovuto risolvere il problema delle caselle di posta sovraffolate. Ma cos'è che ha risolto veramente? La concentrazione sul lavoro viene comunque ancora interrotta. E come la tirannia dei CC delle mail, Slack ci scatena in ondate di discussioni diverse, che in realtà non ci riguardano.

Un argomento comune è: “Slack migliora la trasparenza”. Ma quando abbiamo dato un’occhiata alle nostre statistiche di Slack, ci hanno mostrato che il 95% dei messaggi inviati erano messaggi diretti privati. Dov’è la trasparenza?

Slack è come una mail, però in tempo reale e con un collega. La parte collaborativa è bella, ma l’elemento del tempo reale gli attribuisce un’aspettativa stressante, quella, di dover rispondere immediatamente.

A volte, essendo coinvolto in una conversazione su Slack, mi trovo ad aspettare ad una risposta. Che stupido! L’altra persona potrebbe già essere andata a prendersi un caffè, ed io invece sto qui ad aspettare.

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"Ho tutto sotto controllo"

Sì, è vero, alcune persone sono più brave di altri a gestire Slack. Ogni statistica di team di Slack te lo farà vedere. Ma la vera domanda non è se sei relativamente bravo a gestirlo, ma se la qualità del tuo lavoro fosse meglio senza di Slack.

Uno studio nel Journal of the Association for Consumer Research ha mostrato che la semplice presenza del proprio smartphone riduce la capacità cognitiva disponibile. Il tuo smartphone ti rende praticamente più stupido. Dato che il processo è simile, scommetto che Slack abbia lo stesso effetto. Di natura siamo curiosi di sapere cosa stia succedendo nella nostra tribù. Resistere alla tentazione di guardare se ci sia arrivato un nuovo messaggio, ci succhia un bel po’ della nostra energia per i processi nel cervello.

Ma perchè mai ci siamo decisi per Slack?

Beh...innanzitutto ripeto: Slack è un assassino silenzioso. Serve del tempo per realizzare che gli effetti negativi battono quelli positivi. E Slack di questi, ovviamente ne ha:

• Chattare è divertente (ciò che contribuisce ad essere il canale perfetto per il supporto dei clienti )
• Slack ti dà la sensazione di tenere unito il team su una pagina
• Slack dà a tutti un accesso immediato
• Slack ti dà l’illusione di trasparenza e la possibilità di poter tracciare tutto
• I manager hanno la sensazione di controllo, grazie ai punti verdi illuminati vicino al proprio nome( “Aah, tutti stanno lavorando, che bello!” ).

Tra l’altro gli effetti negativi aumentano piano e a pari passo con la grandezza del team . Da Userlike , la messaggistica istantanea l’abbiamo usata già da sempre iniziando con Adium.

Se lavori in un team di quattro, il numero delle chat è gestibile. Anche 10 vanno abbastanza bene. I 30+ che siamo oggi non è nemmeno un numero apocalittico.. ce la facciamo a fare tutto in tempo. Ma le cose stanno peggiorando. Siamo come la rana bollita .

Dovremmo stare attenti a non cadere nell’inganno del “Qualsiasi-Vantaggio”, che Cal Newport descrive nel suo libro Deep Work . Si, Slack ha i suoi vantaggi. Ho avuto tante belle risate nelle chat su Slack e finora non ce l’ha fatta nessuna conversazione su Asana. E sì, ti da un buon sentimento vedere tutti su una sola pagina - specialmente per un remote worker come me.

Ma nessuna combinazione di benefici può compensare gli svantaggi di un flusso di lavoro interrotto e la diminuzione di produttività. In primo luogo è il fatto di sbrigare le nostre cose per il quale stiamo lavorando.

Miglioramenti

Penso che questi siano tutte le mie obiezioni su Slack...Allora i team, che vogliono sbrigare le proprie cose e lavorare bene, dovrebbero liberarsi del tutto di Slack? Forse, non ne sono sicuro. Ci sono dei benefici legittimi della messaggistica istantanea, specialmente per i team dell’assistenza clienti. Ma questi si potrebbero ottenere anche con un account di Slack gratuito o con Adium .

Ma prima di far fuori Slack immediatamente, ti presento due soluzioni semplici.

A. Prevedi più tempo offline. Abbiamo intrapreso tanti passi per incentivare i nostri colleghi di adattare il loro comportamento di chat, come usare Slack solamente per i messaggi urgenti.

Il problema in questo caso è, che non è il colpevole a doversi assumere delle spese. Solamente il flusso del ricevitore viene disturbato con il messaggio. A meno che, ti prendi il pieno controllo su quando leggerai i tuoi messaggi.

Quando ti connetti o disconnetti è comunque ancora nelle tue mani. Il comportamento di Slack dei tuoi colleghi invece no. Solo tu sei responsabile per la tua produttività. Perciò (ri)prenditi il controllo e controlla Slack solamente a orari fissi, come faresti con la tua posta in arrivo. Per esempio di mattina, dopo pranzo e alla fine della giornata.

B. In casi di emergenza, chiama o chiedi personalmente. Ma le emergenze accadono raramente, perciò non interrompere il flusso di lavoro del tuo collega solo per pigrizia.

C. Usare dei tool per il project-management. Invece di usare Slack, prova a comunicare in maggior parte con un tool per il project-management, basato su dei task. Noi usiamo Asana, ma in pratica tali programmi sono creati tutti con delle opzioni di comunicazione.

Slack sicuramente non è un cattivo collega con l’intenzione di distruggere la tua produttività. È piuttosto uno caro e simpatico che lo fa inconsapevolmente, solamente perchè è troppo divertente trascorrere del tempo e fare due chiacchiere con lui.