Wie Slack langsam die Produktivität in Ihrem Team zerstört

Seit ein paar Monaten versuche ich mein Team davon zu überzeugen, weniger Zeit mit Slack zu verbringen. Gar nicht so einfach.

Slacks sympathische Bedienoberfläche und herausragende Anwenderfreundlichkeit sorgen dafür, dass es sich anfühlt als wollte ich einen beliebten Kollegen aus dem Team werfen.

Mehr als jede andere Software, die ich bisher verwendet habe, fühlt sich Slack wie ein Freund an. Also wieso um Himmelswillen sollte ich mich mit ihm anlegen wollen? Das sind meine Gründe.

1
Slack unterbricht Ihren Workflow

Um einen produktiven Flow-Zustand zu schaffen, braucht es etwa 20 Minuten ununterbrochenen Fokus. Wann immer dieser gestört wird, sei es weil ein Kollege an den Tisch kommt oder durch eine eingehende Slack-Nachricht, muss der Arbeitsprozess aufs Neue gestartet werden. Slack verteilt die verbleibende Aufmerksamkeit auf sämtliche Chats und Kanäle.

Ein grünes Laserschwert

Wir sollten nicht so viel darum geben, wie viele Stunden wir im Büro verbringen; wir sollten vielmehr Wert auf die Quantität und Qualität unserer Arbeit legen. Und die meisten Tätigkeiten sind schneller – und besser – erledigt, wenn wir uns in einem Flow-Zustand befinden.

Reaktive Aufgaben, so wie Chat-Support, sind naturgemäß voller Unterbrechungen. Deshalb macht es für unser Support-Team Sinn, die eingehenden Kundenanfragen in themenspezifischen Slack-Kanälen zu diskutieren oder dort Benachrichtigungen von unserem Chat Butler zu erhalten.

Aber die meisten Teams, die Slack nutzen, haben keine Aufgaben, bei denen sie sofort reagieren müssen. Ich mache mir Gedanken, wenn ich zum Beispiel höre, dass NASAs Jet-Antriebslabor Slack als Hauptmedium zur Teamkommunikation nutzt. Zum Glück schicken sie lediglich Roboter in den Himmel.

2
Slack erzeugt Reaktionsdruck

Die Tatsache, dass wir immer und jederzeit verbunden sind, erzeugt den Druck, jederzeit erreichbar zu sein. Das ist verrückt! Wir brauchen einen klaren Kopf zum Denken. Weil wir alle Informationsarbeiter sind, entspringt unser ökonomischer Wert aus unserem Verstand.

Für einen klaren Kopf braucht es aber Fokus. Wenn es also um professionelle Tools geht, sollten wir auf solche setzen, die weniger Ablenkungen produzieren, und nicht mehr.

3
Slack ist einfach zu einfach

Wenn Ihnen eine Information fehlt, ist es verlockend, über Slack schnell mal eine Nachricht an Ihren Kollegen abzusetzen – anstatt sich ein paar Momente Zeit zu nehmen, um selbst über eine Lösung nachzudenken. Damit opfert man quasi den Flow des anderen, um sich ein paar Minuten Denkzeit zu sparen.

Neben dem ungestörten Workflow, ist ein weiterer Vorteil von Projektmanagement-Tools wie Asana, dass die ausgetauschten Informationen für alle sichtbar werden, die am Projekt beteiligt sind. So werden die gleichen Fragen nicht doppelt und dreifach gestellt und beantwortet.

4
Slack ist wie ein endloses Meeting

Es gibt immer etwas, dass man einer Unterhaltung noch hinzufügen könnte; sei es ein guter Punkt oder Witz.

Da liegt die Frage nahe, was der Sinn von strengen, zeitsparenden Meeting-Setups ist, wenn die digitalen Meetings regelmäßig in wildem Geschnatter ausarten?

Cartoon zweier Sessel

5
Slack-Nachrichten fehlt der Kontext

Im Gegensatz zu einem Tool wie Asana, bei dem Sie direkt in einem bestimmten Projekt oder einer Unteraufgabe kommentierten können, müssen Sie einem Slack-Chat immer Hintergrundinformationen hinzufügen.

Asana ist aufgabenorientiert, während Slack gesprächsorientiert ist. Und wie in normalen Gesprächen, driftet man schnell vom eigentlichen Thema ab. Die Kommunikation innerhalb eines Projekt-Management-Programms zwingt den Nutzer, seine Gedanken in Hinblick auf konkrete Aufgaben zu strukturieren.

6
Slack ist ein stiller Produktivitätskiller

Slack hat ein ähnliches Suchtpotenzial wie Social Media-Apps à la Facebook und WhatsApp. Das liegt daran, dass sie nach einem variablen Quotenplan arbeiten. Stellen Sie sich einen Kühlschrank vor, der bei jeder erneuten Öffnung andere Speisen enthält. Es ist das gleiche Prinzip, mit dem auch Spielautomaten arbeiten, was es zu einem stark suchtfördernden Kühlschrank machen würde.

Bild eines Gehirns

Die heute allgegenwärtigen Apps arbeiten meist auf die gleiche Weise. In Slack könnte jederzeit eine neue Nachricht warten, deshalb besteht ein konstanter Drang, die App zu öffnen. Aber im Gegensatz zu Social Media, haben Sie bei Slack keine Schuldgefühle. Es fühlt sich nicht so an, als würde man nicht arbeiten – man diskutiert schließlich arbeitsbezogene Themen.

7
Slack hat nicht viel verbessert

Slack hatte die gute Absicht, das Problem überfüllter E-Mail-Fächer zu lösen. Aber was hat es tatsächlich aufgelöst? Der Arbeitsfokus wird nach wie vor unterbrochen. Und genauso wie die CC-Tyrannei der E-Mail, zieht uns Slack in verschiedenste Diskussionsströme, die uns nicht wirklich betreffen.

“Slack verbessert die Transparenz”, ist ein gern genutztes Argument. Aber als wir Slack-Statistiken unter die Lupe genommen haben, zeigten die, dass 95% der verschickten Nachrichten private Direktnachrichten waren. Wo bleibt hier die Transparenz?

Slack ist wie E-Mail, praktisch eine Echtzeit-Variante, nur mit Kollegen. Der teamorientierte Aspekt ist nett, aber das Echtzeit-Element fügt dem ganzen eine Erwartungshaltung hinzu, die alle Gesprächspartner schnell in einen Sog zieht.

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Häufig, wenn ich in einer Slack-Unterhaltung stecke, ertappe ich mich dabei, wie ich auf die Antwort des Gegenübers warte. Wie dumm ist das denn? Die andere Person kann schon längst mit einem Kaffee in der Küche sitzen, und ich sitze hier gebannt und warte.

8
"Aber ich hab das im Griff"

Ja, es stimmt, einige Menschen sind besser als andere darin, Slack produktiv zu nutzen. Jede Slack-Team-Statistik wird das deutlich zeigen. Die eigentliche Frage ist aber nicht, ob Sie verhältnismäßig gut darin sind, Slack-Ablenkungen zu vermeiden, sondern ob die Qualität Ihrer Arbeit ohne Slack besser wäre.

Eine Studie im Journal of the Association for Consumer Research zeigte, dass die reine Anwesenheit des eigenen Smartphones die verfügbare kognitive Fähigkeit reduziert. Ein Smartphone kann einen also buchstäblich dümmer machen. Ich wette, dass Slack einen ähnlichen Effekt hat, da der Prozess hier ähnlich ist. Von Natur aus sind wir neugierig, was in unserer Sippe passiert. Allein der Versuchung zu widerstehen, die neuesten Nachrichten sofort zu lesen, zwackt uns einen Teil unserer Gehirnleistung ab.

Wieso haben wir uns also überhaupt für Slack entschieden?

Mmmh...zunächst sei nochmal betont, dass Slack ein stiller Täter ist. Es braucht einiges an Reflektionszeit um zu realisieren, dass die vielen Vorteile von Slack, die zahlreichen negativen Effekte nicht aufwiegen. Denn natürlich hat Slack auf den ersten Blick seine besonderen Vorzüge:

  • Chatten macht Spaß (was dazu beiträgt, dass es der perfekte Kundenservice-Kanal ist)
  • Slack gibt einem das Gefühl, dass das Team über eine Seite zusammengehalten wird
  • Slack macht jeden sofort verfügbar
  • Slack gibt die Illusion von Transparenz und die Möglichkeit, alles zu tracken
  • Manager haben das wohlige Gefühl von Kontrolle, das durch die leuchtenden, grünen Punkte neben den Mitarbeiter-Namen entsteht (“Aah, alle sind fleißig bei der Sache, super!”).

Außerdem, steigen die negativen Effekte langsam mit wachsender Teamgröße. Bei Userlike, haben wir Instant-Messenger seit der Anfangszeit zur Zusammenarbeit genutzt, damals war Adium die Software der Wahl.

Wenn man in einem Team aus vier Mitarbeitern arbeitet, ist die Anzahl der Chats überschaubar. Zehn ist noch okay. Die 30+, die wir heute sind sind, ist auch keine apokalyptische Zahl...es wird noch immer alles fertig. Trotzdem geht es in Sachen Produktivität langsam aber sicher bergab. Wir sind wie der kochende Frosch.

Wir sollten vorsichtig sein, nicht dem “Irgendein-Vorteil”-Trugschluss zum Opfer zu fallen, die Cal Newport in seinem Buch “Deep Work” (dt. Ausgabe: “Konzentriert Arbeiten”) beschreibt: Wir nutzen jedes noch so kleine Argument, um unser Verhalten zu rechtfertigen. Ja, Slack hat seine Vorzüge. Nicht selten habe ich bei Slack-Chats herzhaft gelacht, keine Asana-Unterhaltung hat das bisher geschafft. Und ja, es fühlt sich gut an, alle auf einer Seite zu sehen – besonders für einen Remote-Arbeiter wie mich.

Aber keine denkbare Kombination an Vorteilen kann die Nachteile von dutzenden, gebrochenen Flows und der damit nachlassenden Produktivität aufwiegen. Unseren Kram erledigt zu bekommen ist schließlich der Grund, wieso wir überhaupt hier arbeiten.

Verbesserungen

Ich glaube, das sind alle Bedenken, die ich zum Thema Slack und Produktivität habe...Sollten Teams, die ihre Arbeit geschafft bekommen wollen, Slack also komplett in den Wind schießen? Vielleicht, ich bin nicht sicher. Es gibt einige legitime Vorteile von Instant-Messaging, vor allem im Support-Bereich. Aber diese könnten wahrscheinlich mit einem kostenlosen Slack-Account oder einem simpleren Tool wie Adium genauso gut genutzt werden.

Doch bevor Sie Slack komplett den Stecker ziehen, lassen Sie mich zuerst zwei einfache Lösungen vorschlagen.

A. Mehr Offline-Zeit einplanen. Wir haben zahlreiche Schritte unternommen, unsere Teamkollegen von einem reflektierten Umgang mit Slack zu überzeugen, beispielsweise Slack nur für dringende Nachrichten zu verwenden.

Das Problem, das hierbei bestehen bleibt, ist, dass der Sender die Konsequenzen nicht tragen muss. Nur der Flow des Empfängers wird unterbrochen. Es sei denn dieser würde die volle Kontrolle darüber haben, wann er seine Nachrichten checkt.

Wann Sie on- oder offline gehen, ist noch in Ihrer eigenen Gewalt. Nicht so das Slack-Verhalten Ihrer Kollegen. Jeder ist für seine eigene Produktivität verantwortlich. Also übernehmen Sie die Kontrolle und checken Slack nur zu festgelegten Zeiten, etwa wie Sie es mit Ihren mit E-Mails machen. Beispielsweise morgens, nach der Mittagspause und am Ende des Tages.

B. Bei Notfällen anrufen oder persönlich ansprechen. Doch Notfälle kommen so gut wie nie vor. Unterbrechen Sie den Flow Ihres Kollegen nicht aus Faulheit.

C. Ein Projekt-Management-Tool verwenden. Nutzen Sie anstelle von Slack die Möglichkeiten Ihres Projekt-Management-Tools und führen Sie die meisten Unterhaltungen dort. Wir nutzen beispielsweise Asana, aber im Grunde sind alle Programme dieser Art mit ähnlichen Kommunikationsfunktionen ausgestattet.

Slack ist definitiv kein böser Kollege, der es auf die Produktivität seiner Kollegen abgesehen hat. Vielmehr ist er ein ganz liebenswerter, der unabsichtlich an der Produktivität nagt, einfach weil es so viel Spaß macht, sich mit ihm festzuquatschen.