4 Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz – Vorlagen & bewährte Praktiken

Abwesenheitsnotizen sind für eine Vielzahl von Situationen nützlich. Wenn andere es wagen, Sie während Ihres Urlaubs zu kontaktieren, für Anfragen im Kundenservice oder für Leute, die einfach mit E-Mails überhäuft werden.

Aber wie sieht eine professionelle Abwesenheitsnotiz aus? Unabhängig vom Szenario sollte jede automatisierte Antwort die hier dargestellten Tipps enthalten. Hier sind einige Beispiele, die Sie auf Ihren konkreten Fall zuschneiden können.

1
Erwartungen setzen

Ein Kernpunkt von Abwesenheitsnotizen ist es, Erwartungen zu setzen. Wann kann Ihr Gegenüber realistisch mit einer Antwort rechnen? In einer Studie zur Psychologie in Warteschlangen wird deutlich, dass sich ein bewusstes (known) Warten kürzer anfühlt als ein unbewusstes (unknown).

Graph verdeutlicht die steigende Ungeduld bei unbewusstem Warten und die Geduld bei bewusstem Warten

Aber vor allem im Kundenservice, finden Sie viele Abwesenheits-E-Mails, ohne eine genaue Zeitangabe, wann Sie mit einer Antwort rechnen können. “Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen” ist nicht sehr zufriedenstellend.

Stattdessen: machen Sie keine zu großen Versprechungen, übertreffen Sie sie besser (under promise over deliver). Zum Beispiel indem Sie angeben, dass Sie sich “innerhalb von 24 Stunden melden” und bereits nach wenigen Stunden antworten.

Ein häufiger Fehler bei Abwesenheitsnotizen ist zu sagen, dass Sie Ihre E-Mails von Zeit zu Zeit lesen werden. Dieses Versprechen wird leicht vergessen, wenn man Daiquiris an einem tropischen Strand schlürft. Anstatt falsche Hoffnungen zu schüren, ist es also besser, weniger zu versprechen und dafür mehr zu liefern: “Ich werde meine E-Mails erst nach meiner Rückkehr abrufen können.”

2
Transparenz schaffen

Transparenz ist ein weiterer wertvoller Bestandteil guter Abwesenheitsnotizen. Das liegt vor allem an der Macht der “weil…”-Begründung. In einer berühmten Studie der Harvard University fragten die Forscher Personen, die in der Warteschlange standen, ob Sie die Schlange überspringen dürften. Sie benutzten drei Variationen derselben Frage:

  1. “Hallo. Ich habe 5 Seiten. Darf ich den Drucker benutzen?”
  2. “Hallo. Ich habe 5 Seiten. Darf ich den Drucker benutzen, weil ich es eilig habe?”
  3. “Hallo. Ich habe 5 Seiten. Darf ich den Drucker benutzen, weil ich etwas drucken muss?”

Option 2 (94% Erfolgsquote) schlägt natürlich Option 1 (60%); Sie können sich in jemanden in Eile hineinversetzen. Überraschend war der minimale Unterschied zwischen den Optionen 2 (94%) und 3 (93%).

Graph mit 3 Säulen: Kein Grund (geringst Prozentzahl), Ich habe es eilig, Ich muss etwas drucken

Diese Studie verdeutlicht unsere Nachsicht gegenüber lahmen Ausreden. Das zeigt sich auch in der zuvor erwähnten Forschung zur Psychologie in Warteschlangen. Nicht nur, dass sich bewusstes Warten kürzer anfühlt als unbewusstes auch erklärte Wartezeiten kommen einem kürzer vor als unerklärte.

Anstatt also in Ihrer Abwesenheitsnotiz anzugeben, dass Sie sich im Urlaub befinden und Ihre E-Mails an einem bestimmten Datum wieder abrufen werden, könnten Sie einen Schritt weiter gehen und konkret darauf hinweisen, warum Sie Ihre E-Mails nicht abrufen können. Beispielsweise weil Sie segeln sind und keinen Internetzugang haben.

Bei automatisierten Antworten auf Support-Anfragen reicht es anzugeben, was mit der Kundenanfrage geschieht. Zum Beispiel: “Danke, dass Sie uns kontaktiert haben! Unser Support-Team wird sich Ihrer Anfrage annehmen und diese an die entsprechende Person weiterleiten.

Ein solcher Satz hat auch Auswirkungen auf die sogenannte labor illusion. In dieser Harvard-Studie wurden die Teilnehmer gebeten, eine Flugvergleichs-Website zu bewerten. Website A zeigte sofort Ergebnisse, während Website B 30-60 Sekunden brauchte, um die Ergebnisse darzustellen. Website B zeigte jedoch alle Websites an, die durchsucht wurden.

Obwohl es länger dauerte, erhielt Website B bessere Bewertungen. Das verdeutlicht wie mächtig Transparenz ist, die Arbeit dahinter zu sehen, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage führt.

3
Alternative Kontaktmöglichkeiten einbeziehen

Ein drittes Muss jeder Abwesenheitsnotiz ist ein Abschnitt für alternative Kontaktoptionen. Für Abwesenheitsnachrichten bedeutet das, dass Sie die E-Mail-Adresse eines Kollegen oder Ihres allgemeinen Support-Teams angeben sollten. Für Support-Abwesenheitsnotizen bedeutet das, Informationen über andere Kontaktoptionen zu hinterlegen, etwa Live-Chat oder eine Telefonnummer.

4
Menschlich kommunizieren

Noch mehr als bei herkömmlichen E-Mails haben viele Autoresponder die Tendenz, übertrieben “professionelles” Vokabular zu verwenden. Ich vermute, das liegt daran, dass Sie nicht wissen, an wen die Notiz geschickt wird. Aber eine “unmenschliche”, steife Sprache ist nie eine gute Idee.

Das jüngste Beispiel eines Autoresponders, das ich erhalten habe: “Ich werde bestrebt sein, so schnell wie möglich auf Sie zurückzukommen.” Bestrebt? Wer redet so?

Vorlage Kundenservice

Hallo,

danke, dass Sie uns kontaktiert haben! Unsere Support-Mitarbeiter werden Ihre Nachricht bearbeiten und wenn nötig an die entsprechende Person weiterleiten. Wir melden uns innerhalb der nächsten 48 Stunden bei Ihnen.

Wenn Ihr Anliegen nicht warten kann, können Sie uns auch per Live-Chat auf www.website.com/de/ oder telefonisch unter 555-555-555555 erreichen.

Beste Grüße

[Ihr Name]

Vorlage Abwesenheitsnotiz Büro

Hallo,

ich genieße einen Urlaub am Meer und werde bis zum 15. Januar keinen Empfang haben! Ich werde mich in dieser Woche bei Ihnen melden. Sie können sich auch über support@email.com an meine Kollegen wenden.

Vielen Dank für Ihre Geduld und bis bald!

Beste Grüße

[Ihr Name]

Vorlage für Vielbeschäftigte

Ein alternatives Szenario für Abwesenheitsnotizen hatte ich gar nicht auf dem Schirm, bis ich Tim Ferriss’ Bestseller The 4 Hour Work Week gelesen hatte, in dem er Strategien und Taktiken aufgeführt, um dem klassischen nine to five Arbeits-Rhythmus zu entfliehen. Da E-Mails berüchtigt dafür sind, Arbeitszeit zu verschwenden, setzt Ferriss umfangreich Autoresponder ein. Dies ist ein Beispiel aus dem Buch, das laut seiner Aussage, in über 30 Sprachen funktioniert hat:

Liebe Freunde [oder geschätzte Kollegen],

aufgrund hohen Arbeitsaufkommens lese und beantworte ich E-Mails derzeit zweimal täglich um 12 Uhr MEZ [oder Ihrer entsprechenden Zeitzone] und 16 Uhr MEZ.

Wenn Sie dringend Hilfe benötigen (bitte stellen Sie sicher, dass es dringend ist), die nicht bis 12 Uhr oder 16 Uhr warten kann, kontaktieren Sie mich bitte telefonisch unter 555-555-555555.

Vielen Dank für Ihr Verständnis für diesen Schritt für ein effizienteres und effektiveres Arbeiten. Es hilft mir, mehr Aufgaben zu bewältigen, um Ihnen einen besseren Service zu bieten.

Mit besten Grüßen

[Ihr Name]

Wenn Sie ein wenig Humor einbringen möchten, schauen Sie sich diese Beispiele für lustige Abwesenheitsnotizen von Yesware und Barry Moroney an.