HR-Chatbot: Einfaches Recruiting dank Echtzeit-Chats
Während des Bewerbungsverfahrens kommen viele Frage auf. Durch intuitive Kontaktkanäle und sympathische Chatbots verbessern Sie die Chancen, dass umworbene Kandidaten zu ihren nächsten Mitarbeitern werden.
Chatbots kommen in Personalabteilungen immer häufiger zum Einsatz – mit gutem Grund. Sie sind nicht nur ideal, um FAQs zu Ihrem Unternehmen und den offenen Stellen zu beantworten – wenn sie mit Ihrem Backend-System verbunden sind, können Sie Echtzeit-Updates und personalisierte Informationen an Bewerber senden. Die Vorteile eines HR-Chatbots gehen jedoch weit über die Personalbeschaffung hinaus.
In diesem Artikel teile ich kreative Beispiele, wie erfolgreiche HR-Teams Chatbots einsetzen, um die Interaktion mit Bewerbern zu verbessern, Abläufe einfacher zu gestalten und wertvolle Zeit zu sparen. Damit Sie Ihr eigenes Bot-Projekt schnell und vor allem erfolgreich umsetzen können, stelle ich drei beliebte Chatbot-Anbieter im Vergleich vor.
- Was ist ein HR-Chatbot?
- 7 Anwendungsfälle für HR-Chatbots
- Die 3 besten HR-Chatbot-Anbieter
- HR-Chatbot-Beispiele zur Inspiration
- Fähigkeiten, die ein Chatbot für die Personalabteilung mitbringen sollte
Was ist ein HR-Chatbot?
Ein HR-Chatbot ist ein Computerprogramm, das menschenähnliche Unterhaltungen mit Ihren Bewerbern und Mitarbeitern führt. Wie weit die Unterstützung durch den Bot geht, hängt von seinem Automatisierungs-Level ab.
Regelbasierte Chatbots, die vordefinierten Regeln folgen, um die von ihnen identifizierten Fragen zu beantworten (Wenn-Dann-Prinzip).
KI-Chatbots, die ihre Antworten dank maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung mit der Zeit verbessern. Besonders fortschrittliche Chatbots können auch mit anderen Apps und Datensystemen verbunden werden, um personalisierte und kontextbezogene Antworten zu geben.
- Regelbasierte Chatbots die vordefinierten Regeln folgen, um die von ihnen identifizierten Fragen zu beantworten (Wenn-Dann-Prinzip).
- KI-Chatbots, die ihre Antworten dank maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung mit der Zeit verbessern. Besonders fortschrittliche Chatbots können auch mit anderen Apps und Datensystemen verbunden werden, um personalisierte und kontextbezogene Antworten zu geben.
Während regelbasierte Chatbots einfacher einzurichten sind, bieten KI-Chatbots auf Dauer ein intuitiveres Nutzererlebnis und sind somit besser für HR-Prozesse und -Interaktionen geeignet.
Bei der Wahl eines Chatbot-Anbieters sind natürlich Ihre konkreten Anforderungen und das zur Verfügung stehende Budget die entscheidenden Faktoren. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Anwendungsfälle und prüfen Sie, welche davon für Ihr Team am wertvollsten und wichtigsten sind.
Die praktische Chatbot-Anleitung für Unternehmen
Lernen Sie, wie Chatbots funktionieren, was sie für Sie tun können, wie Sie einen erstellen – und ob Bots uns die Jobs klauen werden.
Kostenlos herunterladen7 Anwendungsfälle für HR-Chatbots
- Bewahrt Ihr Team vor sich wiederholenden Fragen
- Sammelt Kontaktinformationen und Dokumente
- Filtert nach interessanten Bewerbern
- Hält die Bewerber auf dem Laufenden
- Planen Sie Anrufe und Vorstellungsgespräche mit Ihrem Personalerteam
- Empfängt oder sendet Job-Absagen
- Sammelt Feedback und Bewertungen
1
Bewahrt Ihr Team vor sich wiederholenden Fragen
HR-Chatbots sind besonders nützlich, um häufige Fragen der Bewerber zu beantworten. Sie können von Infos zur Position, Ihrem Unternehmen oder Bewerbungsvoraussetzungen bis hin zu komplexeren Themen wie Bearbeitungszeiten, Vergütung und Sozialleistungen reichen.
Durch die Automatisierung dieser Interaktionen setzen Chatbots die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter frei, die sich währenddessen auf Bewerbungsgespräche und strategische Aufgaben konzentrieren können und gleichzeitig den Bewerbungsprozess beschleunigen.
2
Sammelt Kontaktinformationen und Dokumente
HR-Chatbots können bei der Erfassung von Kontaktinformationen und Dokumenten helfen. Durch ihre Fähigkeit, Bewerberprofile automatisch zusammenzustellen, können Chatbots den Bewerbungsprozess vereinfachen und eingereichte Lebensläufe, Anschreiben und andere relevante Dokumente direkt sortieren.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse erlauben Chatbots Personalverantwortlichen sich auf die Auswertung der Bewerberprofile konzentrieren.
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Filtert nach interessanten Bewerbern
HR-Chatbots können dabei helfen, unqualifizierte Bewerber herauszufiltern, indem sie eine Reihe von Fragen zu Qualifikationen und Erfahrungen stellen.
Da Chatbots Antworten analysieren können, gelingt es ihnen in kurzer Zeit die interessantesten und vielversprechendsten Kandidaten zu identifizieren, so dass sich HR-Mitarbeiter auf relevante Kandidaten konzentrieren können.
4
Hält die Bewerber auf dem Laufenden
HR-Chatbots können Bewerber über ihren Bewerbungsstatus auf dem Laufenden halten, indem sie sich mit Ihrer internen Datenbank verbinden und Updates zum aktuellen Stand liefern.
Durch die Weitergabe von Informationen, z. B. ob sich die Bewerbung in Prüfung befindet, ein Folgetermin geplant ist oder sie abgelehnt wurden, können Chatbots zu einer transparenten Kommunikation beitragen - was einen guten ersten Eindruck hinterlässt.
5
Planen Sie Anrufe und Vorstellungsgespräche mit Ihrem menschlichen Team
HR-Chatbots können dabei helfen, Anrufe und Vorstellungsgespräche mit Bewerbern zu planen, indem sie einen Calendly-Link im Chat teilen oder bestimmte Daten und Zeiten für einen Videoanruf anbieten.
Dieser Ansatz automatisiert nicht nur den Terminplanungsprozess, sondern sorgt auch dafür, dass die Bewerber möglichst schnell Rückmeldungen erhalten.
6
Empfängt oder sendet Job-Absagen
HR-Chatbots können dabei helfen, Absagen seitens des Unternehmen oder der Bewerber zu verwalten. Sie können Kandidaten darüber informieren, sobald eine Stelle besetzt wurde oder ihnen die Möglichkeit bieten, ihre Bewerbung zurückziehen z. B. wenn sie ein anderes Stellenangebot angenommen haben.
Durch die Automatisierung dieser Interaktionen können Chatbots den HR-Teams helfen, ihren Bewerberpool effizienter zu verwalten und die Kommunikation mit den Kandidaten aufrechtzuerhalten.
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Sammelt Feedback und Bewertungen
Chatbots sind offen für Kritik. Um Einblicke in seine Leistung zu erhalten, sammeln Sie am Ende des automatisierten Chats Feedback und Sternebewertungen.
Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um das Skript oder die Formulierung Ihres Chatbots, die Länge des Gesprächs, das Themenspektrum und vieles mehr zu verbessern. Bewerber können die Feedback-Funktion auch nutzen, um technische Probleme zu melden, z. B. bei defekten Antwort-Buttons oder wenn der Chatbot Eingaben wiederholt falsch versteht.
Durch das Echtzeit-Feedback können HR-Chatbots den Bewerbern eine persönlichere und effizientere Erfahrung bieten und dazu beitragen, dass sie Ihr Unternehmen und Ihren Einstellungsprozess insgesamt professioneller wahrnehmen.
Die 3 besten HR-Chatbot-Anbieter
Userlike - HR-Chatbot mit GPT-4
Um die richtigen Bewerber auszuwählen, brauchen Personalverantwortliche Wissen, Erfahrung und Weiterbildungen. Userlikes GPT-4-Chatbot greift auf Ihren gesammelten Wissensschatz zurück, den Sie in Ihrer selbstlernenden Wissensdatenbank hinterlegen, und profitiert zusätzlich von der aktuellsten KI-Technologie der Welt.
Die GPT-4 Integration erlaubt dem fortschrittlichen Chatbot Einträge Ihrer Wissensdatenbank kreativ zu kombinieren um Bewerbern individuelle Antworten zu geben. Auch Folgefragen sind für den Support-Bot kein Problem: dafür überträgt er den Kontext der vorherigen Frage auf die unvollständige Anschlussfrage und sucht dann in der Datenbank nach der passenden Information.
Um Ihre Personalabteilung zu entlasten, beantwortet der KI-Chatbot die Fragen der Bewerber, aktualisiert Ihre Datenbank mit aktuellen Infos und kündigt wichtige Termine wie die Bewerbungsfrist an.
Der Bot kann Dokumente senden und empfangen, sowie Videos und GIFs teilen, um die Unterhaltung einfach und authentisch zu gestalten.
Da Userlikes All-in-One-Software, Live-Chat und Chatbots kombiniert, können sich Bewerber bei Bedarf jederzeit mit einem Mitarbeiter verbinden lassen. Um den Kandidaten noch persönlicher zu begegnen, erlaubt Userlike Personaler sie direkt aus dem Chat heraus zu einem Video-Call einzuladen. Falls Sie Ihren Bewerbungsprozess zusätzlich zur Website auch über Messaging-Apps abwickeln, kann der Bot mit unsere Software auch auf kann auf insgesamt fünf weiteren Kanälen ausgespielt werden, u.a. auf Whatsapp, Facebook und Instagram.
Wenn Sie die Support-Automatisierung konsequent auf Ihrer Website einsetzen möchten, können Sie die zentrale Wissensdatenbank z.B. mit Ihrer FAQ-Seite oder Ihrem Kontaktformular verbinden.
Die automatisierten Lösungen stellen sicher, dass die Besucher immer schnellstmöglich die richtigen Antworten finden und vermeiden, dass sich die Personalverantwortlichen immer wieder wiederholen müssen.
- Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert) mit GPT-4-Integration
- Automatisierung: KI-Chatbot mit GPT-4, Smart FAQ, Kontaktformular-Vorschläge, intelligentes Chat-Routing passend zu Mitarbeiter-Skills, Nachrichtenvorlagen, Live-Übersetzungen, WhatsApp-Newsletter
- Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Threema, SMS
- Bot-Mensch-Weiterleitung: Ja
- Monatlicher Preis: 490€ für 10 Nutzer (All-in-One-Paket: Website-Chat, Unified-Messaging-Posteingang, KI-Chatbot und Support-Automatisierung)
Paradox AI - HR-Chatbot “aus der Dose”
Wenn Sie auf der Suche nach einer intelligenten Lösung sind, die schnellstmöglich Ihre HR-Aktivitäten unterstützt, sollten Sie Paradox AI in Betracht ziehen.
Ihr HR-Assistenten-Bot Olivia gibt vor, ein Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung zu sein und übernimmt wiederkehrende Fragen, damit Ihre Bewerber 24/7 “persönlichen” Echtzeit-Support erhalten.
Der Bot nutzt konversationelle KI und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), so dass Bewerber frei in das Chatfenster tippen können und sofort freundliche und menschlich klingende Antworten erhalten. Der Bot kann auch Bewerber vorqualifizieren, Vorstellungsgespräche planen, Fragen beantworten und Erinnerungen verschicken.
Allerdings verwendet Paradox AI für Olivia das Bild einer echten Frau. Genau genommen die Frau des Unternehmensgründers. Wir bei Userlike raten davon ab, bei der Entwicklung eines Chatbots Bilder von Menschen zu verwenden, da dies falsche Erwartungen weckt und die Nutzer am Ende mehr frustriert als unterstützt. Daher sollten Unternehmen im Chat-Skript von Beginn an klarstellen, dass es sich um einen Bot handelt. Leider bietet Olivia nicht die Möglichkeit, interessante Kandidaten an einen menschlichen Chat-Recruiter weiterzuleiten und steht derzeit nur auf zwei Kanälen zur Verfügung.
Olivia ist dennoch eine einfache Lösung, um lange Einstellungsprozesse zu verkürzen, die für Ihr Team zeitraubend sein können.
- Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
- Integrationen: SAP, Workday, Indeed, Equifax, Zoom, Gmail und viele andere HR-Softwares
- Kompatible Apps: WhatsApp, Facebook Messenger
- Bot-Mensch-Weiterleitung: Nein
- Monatlicher Preis: Preis auf Anfrage
TARS - simple HR chatbot
TARS hat 95, ja stolze 95 Vorlagen für Anwendungsfälle im Recruitment. Darunter Fragenkataloge, HR-Services und die Lohnabrechung.
Diese vorgefertigten Vorlagen sind ideal für diejenigen, die keine Zeit in die Erstellung von Conversational Flows investieren möchten, da sie nur geringfügig bearbeitet werden müssen, um sie an Ihre Marke anzupassen.
Sie können zum Beispiel mehrere Chatbots erstellen, um Bewerber zu filtern oder um Ihr Team mit einer Zufriedenheits- oder Feedback-Umfrage zu kontaktieren.
Das in den USA ansässige Unternehmen bietet Ihnen auch die Möglichkeit, einen Chatbot von Grund auf neu zu erstellen und unterstützt Sie dabei mit zahlreichen Tutorial-Videos auf seinem YouTube-Kanal . Derzeit können Sie den TARS-Bot nur auf zwei Kanälen anbieten.
- Chatbot-Typ: KI (kontext-basiert)
- Automatisierung: Mehrsprachiger Chatbot, Geolocation-Erkennung, Terminbuchungen, Analytics
- Kompatible Apps: Website, WhatsApp
- Bot-Mensch-Übergabe Ja
- Monatlicher Preis: Circa 80 Euro für 5 Chatbots, 1.000 Chats; Circa 10 Euro für jede 100 weitere Chats.
HR-Chatbot-Beispiele zur Inspiration
DHL Leipzig
Zunächst ein deutsches Beispiel, von dem wir alle lernen können: Das deutsche Logistikzentrum DHL Leipzig hält Bewerber mit einem WhatsApp-Chatbot auf dem Laufenden.
Die Kombination des persönlichen Charakters von WhatsApp mit dem Komfort von Chatbots ist die perfekte Mischung für einen effizienten HR-Service.
Der von Userlike, betriebene Chatbot von DHL Leipzig hilft Bewerbern bei Fragen zu offenen Stellen, Background-Checks und dem schnellsten Weg zum Standort Ihres Unternehmens für ein Vorstellungsgespräch. Die Nutzer können ihre Fragen frei eingeben und der Chatbot erkennt entweder Keywords oder bittet den Nutzer, seine Frage neu zu formulieren. Der Chatbot bietet sogar mehrere Frageoptionen für den Nutzer an, so dass es einfacher ist, die richtigen Informationen zu erhalten.
Die Nutzer können ihre Fragen frei eingeben und der Chatbot erkennt entweder Keywords oder bittet den Nutzer, seine Frage neu zu formulieren. Der Chatbot bietet sogar mehrere Frageoptionen für den Nutzer an, so dass es einfacher ist, die richtigen Informationen zu erhalten.
L’Oreal Talent
In dem Bestreben, sein Einstellungsverfahren von Vorurteilen und Standard-Konzepten zu befreien, investierte das Kosmetikunternehmen L'Oréal in Künstliche Intelligenz. Gemeinsam mit Mya Systems (inzwischen von StepStone übernommen) wurde eine Dialogplattform entwickelt, die dabei hilft, Bewerber für beliebte Stellen zu filtern.
L'Oréal erhält über eine Millionen Bewerbungen und stellt jedes Jahr Tausende von Mitarbeitern ein. Mya trifft eine Vorauswahl der Bewerber und wählt dabei auch "untypische" Profile aus, die die Personalverantwortlichen von L'Oréal auf den ersten Blick eventuell nicht in Betracht gezogen hätten. Dadurch diversifiziert L'Oréal seine Mitarbeiter und entlastet die Personalverantwortlichen, die sich auf die persönlichen Vorstellungsgespräche konzentrieren können.
Mya interagiert mit den Bewerbern in der Anfangsphase des Einstellungsverfahrens, indem sie allgemeine Fragen beantwortet und die Verfügbarkeit und Visabestimmungen überprüft. Und was sind die Ergebnisse? Bei der Einstellung für ein Praktikumsprogramm erhielt L'Oréal über 12.000 Bewerbungen. Mya ersparte dem Unternehmen 200 Stunden Arbeit bei der Besetzung von 80 Stellen.
Fähigkeiten, die ein Chatbot für die Personalabteilung mitbringen sollte
Bei der Erstellung eines Recruiting-Chatbots kommt vor allem auf die kleinen Details an:
- Ein einladendes Aussehen und Persönlichkeit: Wählen Sie einen zum Unternehmen passenden Avatar und verwenden Sie Buttons, Medien und andere interaktive Elemente, um das Engagement zu steigern und eine persönliche Erfahrung zu schaffen.
- Freundliche, klare Sprache: Schreiben Sie Ihre Einträge in der Wissensdatenbank bzw. in Ihrem Skript so, dass sie dem Tonfall Ihres Personalverantwortlichen entsprechen, der oft positiv und professionell ist.
- Direkte Verbindung zu menschlichen Agenten: Verwenden Sie einen Chatbot, der eine Weiterleitung zum Chat integriert. Nur so können Sie sichergehen, dass Ihre Bewerber eine positive Erfahrung mit dem Chat-Medium machen - und können den Kandidaten durch einen kurzen Videoanruf, in dem er seine Fragen stellen kann, vorqualifizieren.
- Intelligente Integrationen: Verbinden Sie Ihren Chatbot mit Ihrer internen Einstellungssoftware, um den Überblick über Fortschritte und in Frage kommende Kandidaten zu behalten.
- Verfügbarkeit auf den wichtigen Kanälen: Der beste Bot bringt Ihnen nichts, wenn Sie ihn nicht auf den heute wichtigen Kanälen anbieten können, wie Website-Chat, WhatsApp und Instagram.
Suchen Sie den besten Kandidaten für Ihre Stelle als allwissender Chatbot? Dann suchen Sie nicht weiter. Userlikes KI-Chatbot ist Teil des AI Automation Hubs, einer umfassender KI-Plattform, mit der Sie einen großen Teil des Kundensupports automatisieren können. Das Herzstück des Hubs ist eine zentrale Wissensdatenbank, die zunächst mit Ihren Unternehmensdaten gefüttert wird und anschließend fortlaufend und mit jeder Kundeninteraktion dazulernt.
Der Chatbot mit GPT-4-Integration passt sich an die Bedürfnisse Ihrer HR-Abteilung an und ist ein echter Team-Player. Die leistungsstarke KI-Technologie erweitert den Chatbot um fortschrittliche Fähigkeiten für Ihren Bewerberprozess. So kann er Informationen Ihrer Wissendatenbank kreativ kombinieren und Nutzern individuell antworten. Stellt ein Kandidat mehrere Fragen gleichzeitig, sucht der Chatbot direkt im AI Automation Hub nach den passenden Einträgen und beantwortet die Anfrage in einer zusammenhängenden Nachricht.
Ein Bewerbungsprozess besteht häufig aus mehreren Schritten und Kandidaten über die einzelnen Schritte zu informieren und aufzuklären kann zeitaufwendig sein. Auch in diesem Fall steht Ihnen der GPT-Chatbot zur Seite: Er kann Bewerbern den Prozess stichpunktartig und verständlich zusammenfassen.
Mit Userlikes profesioneller Unified-Messaging-Lösung empfangen Sie die Nachrichten aller wichtigen Kanäle in einem Posteingang und behalten die Chats mit Bewerbern und Kunden im Überblick. Kompatibel sind Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, Telegram, Threema und ab Winter 2023 auch E-Mail.
Mit Userlike sind nicht nur Ihre Chatbots KI-basiert. Unterstützen Sie Ihre Kandidaten mit einer verbesserten Version der klassischen FAQ-Seite und einem Kontaktformular, das in Echtzeit auf Kundeneingaben antwortet – bevor die Anfrage zum Ticket für Ihre Mitarbeiter wird. Das spart Ihrem Team Zeit, Geld und Ressourcen - und hilft Ihnen, Talente zu gewinnen.
Wenden Sie sich an unser Team von Chatbot-Enthusiasten direkt auf unserer Website oder senden Sie uns eine E-Mail an support@userlike.com!
